Selbstmanagement im Autohaus – die ABC Methode

Lass Dir 60 Sekunden Zeit zum lesen! Wofür? Um herauszufinden ob Du folgende Situation auch aus deinem Arbeitsalltag kennst. Wenn das der Fall ist, lese den ganzen Artikel. Er wird Dir praktische Tipps zum Thema Selbstmanagement liefern.

Los gehts, die Zeit läuft

Es ist Dienstag 9 Uhr, Schichtbeginn. Montag war Feiertag und ein verlängertes Wochenende liegt hinter Dir. Falls Du Samstag nicht arbeiten durftest, sind deine Akkus und deine Motivation im Regelfall bei 105 %. Was jetzt passiert wird deinen ganzen Arbeitstag bestimmen.

Terminplan vs. Überraschung

Je nach Struktur und Personalstärke des Autohauses, kommen zu Deinen terminierten Werkstattkunden noch folgende ungeplante Herausforderungen hinzu:

1. Herr Schulze ruft gerade das 3. mal bei deiner Serviceassistentin an. Er möchte Dir gern persönlich mitteilen, das sein Auto nicht startet und er in 2 Stunden ein wichtiges Meeting hat.
2. Monteur XY aus der Spätschicht bittet um Rückruf. Er hat sich, beim aus dem Bett quälen, das linke Knie verdreht.
3. Die erste Begrüßung des Tages war deinem Geschäftsführer gewidmet. Der Dir direkt danach sagte, dass Du umgehend in sein Büro kommen sollst! Gesprächsbedarf bezüglich Leistungsfaktor des neuen Kollegen in der Werkstatt.
4. Die 17000 € Unfallrechnung, welche am Freitag fakturiert wurde, muss storniert werden. Grund ist eine fehlerhafte Fremdleistungsrechnung. Und das über den Monatsabschluss!
5. Der 10 Uhr Termin zum Radwechsel ist eine Stunde früher da. Weil er dringend zum Zahnarzt muss, starrt er Dich erwartungsvoll aus der Kundenzone heraus an.
6. E-Mail von Kunde Mustermann trifft gerade ein. Er fordert einen Kostenvoranschlag für die seit 2 Monaten überfällige Inspektion, sofort!
7. Für den 9.30 Uhr Kunden ist das benötigte Material nicht geliefert wurden. Der Kunde hat 35 Kilometer Anfahrt hinter sich und betritt so eben Freude strahlend das Autohaus.

Soll ich noch weiter aufzählen? Nein, Du weißt selbst das die Liste noch beliebig fortgesetzt werden könnte.

Jetzt kommst Du ins Spiel

Was denkst Du, wie viel Prozent deiner ursprünglichen Motivation sind nach 15 Minuten im Dienst noch übrig? Vielleicht 90, 70 oder gar nur 20%!? Egal wie viel!

Meiner Meinung nach, gibt es jetzt 2 Möglichkeiten. Entweder man ist nur „Beifahrer der Aufgabenflut“ und regt sich die nächsten 8 Stunden über Alles und Jeden auf.

Oder man stellt sich der Situation und regelt das professionell! Egal für was Du dich entscheidest, dein weiterer Tagesablauf hängt jetzt ganz allein von Dir ab!

Wachse mit deinen Aufgaben

Vorab, dieser Artikel ist aus der Perspektive des Serviceberaters heraus verfasst. Er kann allerdings auch stellvertretend, für viele andere Positionen im Sales / Aftersales eines Autohauses adaptiert werden.

Denn gerade da, wird man täglich mit einer großen Anzahl an unterschiedlichen Aufgaben konfrontiert. Erschwerend kommt oftmals die Spontanität der Herausforderung hinzu. Auch die unterschiedlichen Emotionen der Kunden machen es nicht leichter. Da ist von ehrlicher Wertschätzung bis ungeahnter Aggressivität alles möglich!

Prinzipiell, macht genau das diese Tätigkeitsbereiche so spannend und abwechslungsreich. Wie sagt man so schön. Man wächst mit seinen Aufgaben! Es birgt natürlich aber auch die Gefahr von übermäßigen Stress in sich.

Solche länger anhaltenden Belastungssituationen müssen vermieden werden. Denn auf lange Dauer, wirkt sich das negativ auf das persönliche Umfeld, Arbeitsergebnisse und am wichtigsten die eigene Gesundheit aus.

Die Lösung heißt Selbstmanagement

Bevor wir das Selbstmanagement im Beruf näher beleuchten, fasse ich kurz und knackig zusammen.

• Ohne Plan / Struktur loszulegen ist fatal und naiv.
• Die zur Verfügung stehende Zeit ist für alle gleich, Du musst sie nur richtig aufteilen und nutzen.

Ignoriert man diese Gegebenheiten, ist das Scheitern, schlechte Ergebnisse oder die eigene Unzufriedenheit vorprogrammiert. Also müssen wir die richtigen Entscheidungen treffen, um unseren Arbeitsalltag optimal zu gestalten. Klingt logisch und einfach oder? Ist es aber nicht.

Um Dein Selbstmanagement zu optimieren, musst Du deinen Arbeitstag hinterfragen und analysieren. Deine Entscheidungen sollten sich an diesen vier Grundpfeilern orientieren:

• Welche Ziele habe ich?
• Was ist die Motivation?
• Wie soll die Organisation aussehen?
• Wo liegen meine persönlichen Grenzen?

Wenn Du das beantworten kannst, bist Du in der Lage deinen Arbeitsalltag bewusst zu steuern. Genau darauf kommt es an.

Ein ganz elementarer Bestandteil dieser Steuerung ist das Kategorisieren der verschiedenen Aufgaben. Dabei hilft Dir die „ABC Methode“.

Die ABC Methode im Selbstmanagement

Vorsprung durch Technik lautet der berühmte Markenclaim von Audi. Dieses Prinzip kannst Du dir auch ganz persönlich zu eigen machen. Mit der richtigen Technik gehörst Du zu den Gewinnern. Zum Beispiel, nutze zum priorisieren deiner Arbeiten die „ABC Methode“.

Für mich selbst ist diese Vorgehensweise schon eine Art Automatismus. Über die Jahre ins Unterbewusstsein übergegangen. Es hilft mir dabei, Aufgaben in Kategorien einzuteilen und Struktur zu schaffen. Selbst mein Zettelstapel in der „to-do-Ablage“ ist nach diesem Prinzip sortiert.

Was Du tun solltest

Wir müssen hunderte Entscheidungen am Tag treffen. Ganz oft unter Zeitdruck. Das erhöht die Fehlerquote, genau das wollen wir nicht. Nimm Dir bewusst Zeit für die Entscheidung, welche Aufgabe Du wann anpackst! Dafür werden sie in 3 Kategorien eingeteilt:

A —> sehr wichtig, höchste Priorität, dringend, für das erreichen der Ziele unabdingbar, nicht aufschieben 

Beispiele:

• Panne / Liegenbleiber / Mobilität des Kunden herstellen
• Mehraufwand in Werkstatt festgestellt / Monteur kommt nicht weiter / Entscheidung treffen
• Reklamation / Kunde in Wartebereich / Gespräch ohne Dritte / Schaden begrenzen

B —> wichtig, mittlere Priorität, kann meist gut terminiert werden, kurzes aufschieben möglich

Beispiele:

• Gespräch mit Geschäftsführer bezüglich Leistungsfaktor Werkstatt / außerhalb vom Kundenverkehr und entsprechend vorbereiten
• Kostenvoranschlag per Mail für die überzogene Wartung / Zeitfenster definieren / Lead Management
• Kollege vom Teiledienst möchte neue Verkaufsaktion besprechen / vorbereitet ohne Kunden-Traffic

C —> geringe Priorität, fast unbedeutend für das erreichen der Ziele, gut delegierbar, „Zeitdieb“

Beispiele:

• Serviceheft liegen geblieben / nachsenden per Post / deligieren
• Termine vom Folgetag auf offene Feldaktionen prüfen / deligieren
• Selektion von Kundendaten für HU-Mailing / deligieren

Dein Nutzen klar definiert

Probiere es aus und ich verspreche Dir, das sich folgende Effekte einstellen werden:

1. Die begrenzt zur Verfügung stehende Zeit wird effektiver genutzt!
2. Immer ein Überblick über den Bearbeitungsstand!
3. Gegenüber Kollegen und Kunden immer aussagefähig, bezüglich Zeitpunkt der Erledigung!
4. Unterstützung der Erlauber dabei, Deine Antreiber im Griff zu haben!
5. Arbeitstag wird entzerrt und Pausen können besser eingehalten werden!
6. Ressourcen werden nicht sinnfrei verpulvert!
7. Arbeitsergebnisse und die Kundenzufriedenheit werden verbessert!
8. Selbstzufriedenheit steigt und Motivation bleibt erhalten!
9. Gefahr von übermäßigem ungesunden Stress wird verringert!
10. Zahl der tatsächlich notwendigen Überstunden sinkt!

Wie sind deine Erfahrungen, mit dieser oder anderen Methoden zum Selbstmanagement? Schreibe es in die Kommentare.

Dein Stefan Jentzsch